مدیرعاملی که سوگند یاد کرده بود ‘هرکس از هوش مصنوعی استفاده نکند را اخراج می‌کنم’ اعتراف می‌کند که با تکامل این نقش، فناوری نمی‌تواند جایگزین دستیار اجرایی‌اش شود.

در حالی که تعداد آن‌ها از پیش در حال کاهش است، منشی‌ها و دستیاران اداری با تهدید دیگری در حال رشد روبرو هستند: ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT و Claude که می‌توانند بخش‌هایی از حجم کاری آن‌ها را با یک ضربه انجام دهند.

داده‌های پیش‌بینی اشتغال، چشم‌انداز تیره‌ای را برای این حرفه تحت سلطه زنان نشان می‌دهد که در مقایسه با نیروی کار گسترده‌تر، ممکن است به‌ویژه در برابر جابجایی شغلی ناشی از هوش مصنوعی آسیب‌پذیر باشد. اما برخی از مدیران اداری این فناوری را در آغوش گرفته‌اند — و حتی از آن به عنوان ابزاری برای پیشرفت استفاده می‌کنند.

دیانا دینجر، ۴۳ ساله، از سال ۱۳۸۲ در یک نقش اداری کار کرده است. او می‌گوید تطبیق و پیشرو بودن، بخش کلیدی نقش دائماً در حال تغییر اوست و هوش مصنوعی نیز از این قاعده مستثنی نیست.

او می‌گوید: «تنها کاری که باید بکنید این است که تکامل یابید.»

دینجر استفاده از هوش مصنوعی را به صورت حرفه‌ای در سال ۱۴۰۱ آغاز کرد و از طریق آزمایش و همکاری با سایر مدیران اداری آموخت. امروز، او دیگر در جلسات یادداشت برنمی‌دارد — او Copilot و ChatGPT را تنظیم کرده است تا این کار را برایش انجام دهند. این کار او را آزاد کرده است تا «واقعاً در جلسات شرکت کنم و نه فقط نگران این باشم که مطمئن شوم همه چیز گفته شده را تایپ کرده‌ام»، دینجر، دستیار اجرایی مدیر ارشد اطلاعات در دانشگاه وندربیلت می‌گوید. «راستش، کاری که قبلاً ساعت‌ها وقت مرا می‌گرفت، اکنون در کمتر از پنج دقیقه تمام می‌شود.»

اینکه هوش مصنوعی چگونه — و تا چه حد — ممکن است حرفه او را بازسازی کند، هنوز مشخص نیست، اما مشاغل دستیاران اداری و منشی‌ها دهه‌هاست که در حال کاهش است. در سال ۱۳۸۳، حدود ۳.۵ میلیون نفر در این نقش کار می‌کردند — که طبق داده‌های بررسی جمعیت فعلی، نزدیک به ۹۷٪ آن‌ها زن بودند. بیست سال بعد، این عدد به ۲.۱ میلیون کاهش یافت — علی‌رغم رشد کلی نیروی کار در همان دوره. و به استثنای منشی‌های پزشکی و دستیاران اداری — دسته‌ای که پیش‌بینی می‌شود به لطف رشد صنعت مراقبت‌های بهداشتی تا سال ۱۴۱۳ به میزان ۴٪ رشد کند — اقتصاددانان اداره آمار کار ایالات متحده پیش‌بینی می‌کنند که کاهش در این حرفه ادامه یابد.

نرخ بیکاری برای کارکنان پشتیبانی اداری و دفتری — دسته‌ای گسترده‌تر که شامل کارمندان حسابداری، کارکنان خدمات پستی و غیره نیز می‌شود — طبق داده‌های وزارت کار که روز پنجشنبه منتشر شد، در مقایسه با ۳.۶٪ در ژوئن سال گذشته، به ۴٪ افزایش یافته است، اگرچه این سطح همچنان پایین‌تر از نرخ کلی بیکاری است.

امیلی رولن، اقتصاددان ارشد بخش پیش‌بینی اشتغال در BLS، گفت: «داستان کلی در مشاغل اداری و دفتری از دیدگاه پیش‌بینی برای چندین چرخه گذشته، مربوط به فناوری‌های افزایش‌دهنده بهره‌وری بوده است که تقاضا برای اشتغال را محدود کرده‌اند.» پیشرفت‌های فناوری — پردازش کلمات، رونویسی گفتار به متن، ابزارها و برنامه‌های زمان‌بندی — هر کدام وظایف حرفه‌ای‌های اداری را متحول کرده و به کاهش کلی کمک کرده‌اند.

طبق گزارش موسسه بروکینگز که در ماه ژانویه منتشر شد، کارکنان اداری و دفتری ممکن است بیشتر از سایر حرفه‌ای‌ها در معرض جابجایی شغلی ناشی از هوش مصنوعی باشند، زیرا آن‌ها «به دلیل پس‌انداز محدود، سن بالا، فرصت‌های محلی اندک و/یا مجموعه مهارت‌های محدود، فاقد ظرفیت تطبیقی هستند.» حدود ۸۶٪ از این ۶ میلیون کارگر، زن هستند.

در واقع، تعداد بیشتری از منشی‌ها و دستیاران اداری ۵۵ سال و بالاتر هستند در مقایسه با کل نیروی کار (۳۴٪ در مقابل ۲۳٪)، میانگین حقوق آن‌ها پایین‌تر از کل کارگران ایالات متحده است (۴۷,۴۶۰ دلار در مقابل ۴۹,۵۰۰ دلار)، و دیپرم دبیرستان برای بسیاری از مشاغل سطح مقدماتی کافی است.

اما آنچه داده‌های کارگری نشان نمی‌دهند — همانطور که در گزارش بروکینگز نیز اشاره شده — توانایی فرد برای هدایت در یک محیط در حال تغییر است، از جمله دستیاران اداری مانند دینجر، که می‌گویند آن‌ها «بسیار قادرتر از آن چیزی هستند که مردم فکر می‌کنند.»

دینجر از طریق انجمن حرفه‌ای‌های اداری آمریکا، یک گروه حرفه‌ای که می‌گوید به حدود ۱۳۲,۰۰۰ عضو خدمات ارائه می‌دهد، یک گپ قهوه مجازی دوهفته‌ای برای همکاران برگزار می‌کند. شرکت‌کنندگان در جلسه‌ای در اردیبهشت‌ماه، موارد استفاده خود از هوش مصنوعی را به اشتراک گذاشتند: ایجاد Flyers، پیدا کردن رستوران‌ها برای رویدادهای اجرایی، ایده‌پردازی برای کپشن‌های حساب‌های رسانه‌های اجتماعی کارفرما، پیش‌نویس زبان رویه‌های عملیاتی استاندارد و غیره.

اما علی‌رغم فضای کلی اشتیاق، برخی از شرکت‌کنندگان نگرانی‌هایی را مطرح کردند، از جمله امنیت داده‌ها و فقدان مقررات هوش مصنوعی. دیگران تاکید کردند که هوش مصنوعی نمی‌تواند و نخواهد توانست هوش هیجانی و مهارت‌های ارتباط‌سازی را که از ویژگی‌های بارز یک مدیر اداری موفق است، جایگزین کند.

فیونا یانگ، بنیان‌گذار Carve، یک کسب‌وکار متمرکز بر آموزش هوش مصنوعی به دستیاران اجرایی، می‌گوید از سال ۱۴۰۲ شاهد «تغییر عظیمی در تقاضا» برای خدمات خود بوده است. یانگ که خود سابقاً دستیار اجرایی بوده، می‌گوید آموزش‌های هوش مصنوعی را به حرفه‌ای‌های اداری در سراسر جهان، از جمله در گوگل، آمازون، اوبر، سیلزفورس و لینکدین ارائه کرده است. به گفته او، کارفرمایان می‌خواهند کارکنان بتوانند از هوش مصنوعی بهره‌برداری کنند — «نه فقط درک سطحی از آن، بلکه استفاده واقعی از آن به عنوان بخشی جدایی‌ناپذیر از نحوه کار روزمره مردم.»

وانا مانولاچه موضع حتی قاطعانه‌تری دارد. بنیان‌گذار و مدیرعامل Sequel.io، پلتفرمی که به شرکت‌ها امکان می‌دهد وبینارها را در وب‌سایت‌های خود میزبانی کنند، سال گذشته در یک پست لینکدین نوشت: «من هر کسی را که از هوش مصنوعی استفاده نمی‌کند، اخراج خواهم کرد.»

اما حتی مانولاچه می‌گوید هوش مصنوعی نمی‌توانست دستیار اجرایی او، استفانی مارتینز، را جایگزین کند.

مانولاچه می‌گوید مارتینز از هوش مصنوعی استفاده می‌کند تا خود را از وظایفی مانند یادداشت‌برداری و آماده‌سازی جلسات «آزاد» کند تا بر «کار انسانی» ایجاد ارتباط تیمی، قضاوت‌های تصمیم‌گیری، درک روابط مدیران با ذینفعان و ارتباط بر این اساس تمرکز کند.

مانولاچه می‌گوید شاید هوش مصنوعی بتواند دستیار «سنتی» را جایگزین کند، اما «آنچه یک دستیار اجرایی اکنون انجام می‌دهد را جایگزین نمی‌کند، زیرا این نقش تکامل یافته است.»

مارتینز از طریق Viva Talent، به صورت دورکاری از السالوادور کار می‌کند، که — به عنوان نمونه دیگری از چشم‌انداز در حال تغییر برای این نقش — دستیاران آمریکای لاتین و جنوبی را آموزش داده و عمدتاً با شرکت‌های فناوری مستقر در ایالات متحده تطبیق می‌دهد.

مانولاچه می‌گوید: «افرادی که واقعاً می‌خواهند در این نقش موفق شوند، فرصت عظیمی دارند. این فرد به اطلاعات در سراسر کل سازمان دسترسی دارد.»

به عنوان مثال، زمانی که شرکت قصد داشت نظرات مشتریان بیشتری را در یک پلتفرم بررسی نرم‌افزار جذب کند، مارتینز، که بیشتر فاکتورها و صورت‌حساب‌ها را مدیریت می‌کند، با نوآوری به این مشکل پرداخت. او از هوش مصنوعی برای غربال کردن تمام ارتباطات مشتریان، مشخص کردن نامزدهای خوب برای نظرات و پیش‌نویس ایمیل‌های ارتباطی استفاده کرد. مانولاچه می‌گوید بدون هوش مصنوعی، «انجام این کار ساعت‌ها وقت او را می‌گرفت»، و اضافه می‌کند که این کار همچنین به مارتینز آزادی داد تا «خلاقانه فکر کند.»

ملیسا پیپلز، مربی دستیار اجرایی مستقر در آستین، تگزاس و دستیار اجرایی سابق سطح C، می‌گوید آن آزادی برای پیاده‌سازی استراتژیک هوش مصنوعی به اندازه آموزش و یادگیری اهمیت دارد، زیرا بسیاری از دستیاران به پذیرش هوش مصنوعی علاقه‌مند هستند اما ظرفیت لازم برای ادغام آن را ندارند.

پیپلز می‌گوید پویایی‌های جنسیتی آن چالش را در صنعتی که تحت سلطه زنان است و اغلب با رهبران مرد جفت می‌شوند، تشدید می‌کند.

او می‌گوید: «شما کسانی را می‌بینید که پذیرندگان اولیه هستند و عالی عمل می‌کنند و با مدیران واقعاً توانمند شریک هستند و می‌توانند همه این کارها را انجام دهند. و سپس روی دیگر این سکه را می‌بینید، جایی که به معنای واقعی کلمه به دستیاران گفته می‌شود: "تو به اندازه کافی باهوش نیستی که در اتاق باشی. فقط قهوه‌ام را بیاور."»

پیپلز می‌گوید با آموزش موثر هوش مصنوعی، مدیران اداری می‌توانند «صدای خود را پیدا کنند» و «تأثیر بیشتری داشته باشند تا در برابر آنچه قرار است اتفاق بیفتد، با رایج‌تر و در دسترس‌تر شدن هوش مصنوعی عامل‌محور، محافظت شوند.» 

این داستان در ابتدا در Fortune.com منتشر شده است